Gebührenreglement

Das Gebühren- bzw. Tarifreglement regelt namentlich die Kosten für den Anschluss, für die laufende Aufsicht sowie weitere Gebührentarife. Überdies werden auch Grundsätze festgelegt, inwiefern die von der Eidg. Finanzmarktaufsicht FINMA den beaufsichtigten Finanzinstituten auferlegten Gebühren auf die einzelnen Institute weiterverrechnet werden können.

Aufsichtskonzept

Die Aufsichtstätigkeit der OSFINcontrol AG betrifft primär das Verhältnis zwischen beaufsichtigten Finanzinstituten und der Aufsichtsorganisation. Ebenso entscheidend ist dabei aber auch der Beitrag von externen Prüfgesellschaften. Mit dem Aufsichtskonzept werden die Grundsätze der Aufsichts- und Prüfhandlungen der OSFINcontrol AG bzw. von externen Prüfgesellschaften sowie die Aufgaben und Pflichten der bei der OSFINcontrol AG angeschlossenen beaufsichtigten Finanzinstitute geregelt.

Liste der anerkannten Ombudsstellen

Nachfolgend finden Sie die Liste der vom Eidg. Finanzdepartement EFD anerkannten Ombudsstellen. Die OSFINcontrol AG gibt keine Empfehlungen oder Vorgaben bezüglich Wahl der Ombudsstelle ab; jede vom EFD anerkannte Ombudsstelle ist wählbar. Die gewählte Ombudsstelle ist in den jeweiligen Dokumenten des Finanzinstituts offenzulegen.

Weiterbildungsanforderungen

Aufgrund von Vorgaben der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht FINMA darf die OSFINcontrol AG selbst keine Weiterbildungsveranstaltungen in den Bereichen FIDLEG und FINIG anbieten und macht den von ihr beaufsichtigten Finanzinstituten auch keine Vorgaben über die konkret zu besuchenden Veranstaltungen. Insofern sind die Finanzinstitute frei in der Wahl der Fortbildungsveranstaltungen; die jeweils besuchten Veranstaltungen müssen für die konkret ausgeübte Funktion und das gewählte Geschäftsmodell des spezifischen Finanzinstituts relevant sein. Für qualifizierte Geschäftsführer ist dies in Art. 25 Abs. 3 FINIV festgehalten. Ferner müssen (1) die Mitarbeitenden eines Finanzinstituts die Aus- und Weiterbildung in Bezug auf die Verhaltensregeln und die spezifischen Sachkenntnisse aufweisen bzw. erhalten, die sie für die Erfüllung ihrer konkreten Aufgaben benötigen (Art. 23 FIDLEV) und (2) alle im Bereich des GwG tätigen Mitarbeitenden regelmässig in diesem geschult werden (Art. 27 GwV-FINMA).

Als Richtwert empfiehlt die OSFINcontrol AG jährliche Weiterbildungen im Umfang von mindestens einem halben Tag zu besuchen.

Methodische Arbeitshilfen/Merkblätter/Wegleitungen

Ausgangslage

Bekanntlich verlangen FINIG und FIDLEG, dass unabhängige Vermögensverwalter (uVV) und Trustees bis spätestens Ende 2022 von der FINMA bewilligt werden. Diese Bewilligung bedingt zwingend eine Vorprüfung bei einer Aufsichtsorganisation (AO). Erachtet diese die eingereichte Dokumentation als bewilligungsfähig, erfolgt die Weiterleitung des Gesuchs an die FINMA.

Supportangebot von OSFINcontrol AG

Der von der FINMA für die Bewilligung verlangte Umfang und Detaillierungsgrad der Gesuchsdokumentation erweist sich für die Finanzintermediäre als sehr aufwändig und herausfordernd. Für die OSFINcontrol AG stellt sich die Frage, ob und wie sie die AO-Kandidaten zusätzlich unterstützen kann. Wir sind zum Schluss gekommen, eine methodische Hilfe in Form von Merkblättern anzubieten, die mit Blick auf die spätere Vorprüfung durch die OSFINcontrol AG nicht den Anschein von Befangenheit aufkommen lässt. Diese Merkblätter sind eine Art Wegleitung, sie dienen als ‘Kompass’.

Zieladressaten sind die Finanzintermediäre selbst. Die Merkblätter sind eine Hilfestellung für die Erstellung des Gesuchs selbst, aber auch eine Orientierungshilfe für Absprachen mit Beratern und Anwälten, die von den uVVs und Trustees allenfalls beigezogen werden. Sie beinhalten keine Musterformulierungen, zeigen aber auf, welche Aspekte je Themengebiet zu adressieren und zu regeln sind.

Zum Wesen der Merkblätter

Die Merkblätter geben in ihrer Gesamtheit den zu regelnden und zu dokumentierenden Mindestinhalt an. Im Einzelfall kann ein Finanzinstitut durchaus zum Schluss kommen, dass Klärungen über diesen Mindestinhalt hinaus angezeigt sind. Auch behalten sich die OSFINcontrol AG und/oder die FINMA vor, institutsspezifische Ergänzungen zum Mindestinhalt nachzufordern. Die vorliegenden Dokumente sind nicht von der FINMA geprüft oder genehmigt.

Die Zuordnung von Themen in ein bestimmtes Dokument ist nicht immer eineindeutig (z.B. zu den Themen Interessenkonflikt, Information, Sorgfalt und Transparenz) Entscheidend ist, dass der betreffende Punkt geregelt wird, in welchem Dokument auch immer. Auch mag es Sinn machen, einzelne Dokumente mit einander zu ‘fusionieren’ (z.B. Mitarbeitergeschäft und Interessenkonflikt).

Die vorliegenden Merkblätter sind insofern dynamisch, also neue Erkenntnisse und Anforderungen der FINMA und oder der OSFINcontrol AG zu Ergänzungen führen können. Entsprechende Updates werden Ihnen angezeigt via Newsletter des VQF sowie via IT Portal der OSFINcontrol AG - und selbstredend ist jeweils die aktuelle Version der Dokumente an dieser Stelle aufgeschaltet.

Dokumentenbudget

Zur Veranschaulichung des Anschlussprozesses finden Sie hier eine Checkliste mit allen notwendigen Informationen, Unterlagen und Dokumenten, die im Zusammenhang mit dem Anschlussverfahren bzw. dem Bewilligungsverfahren bereitzustellen sind:

Wegleitung für Anschlussgesuche

Im Weiteren finden Sie hier unsere Guideline zu Mutationen und hier die Financial Checklist, die Ihnen zur Überprüfung der Einhaltung der Kapital- Eigenmittelvorgaben dient.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der verfügbaren Merkblätter:

• Merkblatt Statuten
• Merkblatt Organisationsreglement
• Merkblatt Vermögensverwaltungsvertrag
• Merkblatt Interessenkonflikte
• Merkblatt Risikomanagement und IKS
• Merkblatt Information Sorgfalt Transparenz
• Merkblatt Umgang mit Kundschaft
• Merkblatt Verhalten im Rahmen der Vermögensverwaltung
• Merkblatt Business Continuity
• Merkblatt Mitarbeitergeschäfte
• Merkblatt Geldwäschereibekämpfung
• Merkblatt Verhalten bei Delegation

Wie erwähnt, kann die thematische Zusammensetzung bei jedem Finanzinstitut variieren; so ist es möglich und sehr wohl denkbar, dass mehrere, vor allem sachverwandte Themen in einer Weisung zusammengefasst werden. Die Übersicht erlaubt es, den thematischen Umfang darzustellen, der üblicherweise mindestens zu regeln ist. Auch hier gilt wiederum: Abweichungen sind im Einzelfall möglich oder allenfalls notwendig.

Wir empfehlen, bei der Erstellung der betriebsinternen Dokumentation der obenstehenden Reihenfolge zu folgen und vom Allgemeinen (den Statuten) zu den konkreten Einzelfragen zu gelangen (via Organisationsreglement). Der durch Statuten und Organisationsreglement gesteckte Rahmen dient somit stets als Orientierungshilfe für die ausführenden Weisungen.

Liste bekannter Berater/Beratungsinstitute

Sie finden nachfolgend eine laufend aktualisierte Liste von Beratern bzw. Beratungsinstituten, die bei der OSFINcontrol AG in der Vergangenheit erfolgreich Gesuche eingereicht haben (bzw. solche Gesuche mit vorbereitet und erstellt haben). Diesen Beratungsinstituten sind die Anforderungen und Standards der OSFINcontrol AG bekannt, wie auch der OSFINcontrol AG wiederum die Standarddokumente dieser Beratungsinstitute geläufig sind:

• Adiuris AG
• Alithis AG
• Velaw AG
• BDO AG
• Compliance Group AG
• Cynos AG
• Grant Thornton AG
• GWP Geissbühler & Weber und Partner AG
• Kellerhals Carrard (FIDLEG Solution)
• KollerLaw Rechtsanwälte
• KPMG AG
• LEXIMPACT
• Lexpert Partners AG
• Peak Compliance AG
• Pestalozzi Rechtsanwälte AG
• PWC AG
• SwissComply AG

Eine Zusammenarbeit zwecks effizienterer Gesuchsbearbeitung ist aus Sicht der OSFINcontrol AG prüfenswert. Die Liste wird wie erwähnt laufend ergänzt. Bitte beachten Sie, dass die OSFINcontrol AG mit keinem dieser Beratungsinstitute bzw. Berater irgendwelche Abmachungen oder Verpflichtungen eingegangen ist. Die Wahl für oder gegen eine Gesuchsberatung liegt stets bei den Finanzinstituten.

Allgemeine Bestimmungen zur Vorprüfung von Bewilligungsgesuchen